电商仓库如何保障库存准确率?
传统仓储通过静态存储保证生产的持续性需求, 电商的快速发展对于产业链快速流动性的需求更加迫切。
相对于其他电视购物、传统零售、生产企业而言, 电子商务仓储中心的特征是, 库存周转快、进出库效率要求高、品类丰富 (SKU量大) 、商品规格差异大、出库订单数少。针对这种情况, 对于库存准确率的高标准成为一种保证业务的必然要求。
定义:库存准确率——库存商品数量与账面库存商品数量的比值。是一个考评仓库管理水平的关键指标。基础PCS算法为, 实际盘点商品个数/账面商品个数。金额算法为对应产品价值金额之比, 在采取采购价、成本价、销售价为金额取值的时候, 其要求会越来越高。
一、基础框架性影响
1. 组织架构影响
组织架构设置的不合理, 会让仓储内部的责任与分工不明确。进而导致架构内人员对库存质量控制责任心的变化。常见案例, 如果让平级的两位经理级去管理均会发生碰触货位的不同团队, 例如分拣与上架, 往往会发生在讨论库存准确性责任的时候, 出现推诿扯皮的现象。
2. 人员影响
这里主要指的是人员本身性格是否具备认真、负责、仔细的特质。再好的管理制度、技术设备如果由不负责任的人去操作均无法达到预期的设置目标。
3. 管理目标影响
考核什么得到什么, 仓储负责人必须对于库存准确性指标有足够的重视度与敏感性。必须将此点作为一项与管理层薪酬绑定的考核指标。
4. 企业文化影响
企业文化宣导的方向, 必须强调团队、责任、服务等方面的内容, 让团队成员通过企业文化的引导, 逐步向管理者要求的行为特质方面改善。
二、流程设计影响
1. 第三方监督
仓储最高负责人不可过分的相信直属下属给出的结果。肉眼可以直观发现的问题点由该管理者自身去监督检查。对于隐性的大量数据必须要求公司安排第三方部门进行监督, 而自身则作为辅助监督存在。
2. 下游监督上游
往往一个企业是根据业务流程环节中的功能完备性进行部门的划分。通过下游向上监督, 对于整体部门负责人全局把控力得到增强。
三、技术影响
1. 信息系统影响
电子商务公司仓储环节对于信息系统的依赖是极其严重的, 如果没有配套功能完备的WMS对仓储业务进行流程引导, 而单纯的依赖人员, 对于库存准确性这项指标的影响是巨大的。直白的来说就是没法控制!其中关键性的几个功能分别是:条码应用、PDA应用、库存货位管理系统、人员信息系统。
2. 相关设备影响
此处设备包含直接可以提高数量准确性的设备, 也包含配套系统支持用设备。较为典型使用的例如在入库环节, 通过条码识别、RFID识别等设备进行入库品类区分与数量控制;在分拣或者盘点环节, 进行被捡品的系统复核确认。
四、货品影响
1. 相似性:
在入库、上架、盘点、分拣、理货等环节均会发生对商品进行核对的环节。核对点基本分为:商品品名 (汉字、字母、产品编码) 、商品外观 (图案、形状、颜色、尺码) 。
2. 复杂度:
对于涉及商品组装的情况, 注意防止组装/配件出现疏漏遗失、匹配错误等情况。复杂度越高, 其中间出现问题越大, 往往出现就是配件。
3. 过于微小:
例如胸针、小饰品、配件等物品在清点、保管与出库的时候难度均会加大。
五、货位设计影响
1. 对于一品多位、多位一品、一位一品
所谓的“位”指的是货位, 所谓的“品”指的是SKU (StockKeepingUnit库存量单位) 。三种方式各有利弊, 一位一品的方式, 其货位与SKU对应关系极为清晰, 代价是仓容利用率或单位面积保管量的下降。
多位一品, 其单位面积保管量的上升, 代价是分拣效率的下降与库存准确性的间接下降。而一品多位的情况多发生在两种情况:a、单个SKU商品数量过大一个货位 (或托盘位) 放不下;b、随机上架模式采用的副产物。
2. 分拣方式与其配套的分拨方式
一般单量少的情况下会使用“摘果法”分拣, 也就是逐个订单逐个分拣的方法。单量大的情况下会使用“播种法”分拣, 其形式是批量订单统一分拣后再进行分播处理区分单个订单与对应实物。
理论上播种方式操作的复杂度会导致比摘果方式出现的差错率会高。不过如果辅助有分拨墙、信息系统 (波次汇总、分拨操作等) 辅助的话, 还是可以有效控制差错率的情况下, 还可进一步提高分拣效率。
3. 相邻货位是否放置相似商品
由于分拣、上架环节是人来操作, 在分拣与上架过程中极易发生看错了相邻货位的商品, 而出现分拣与上架错误的情况。但是这样也不影响按照商品产品线进行区域集中管理的思路, 如果在信息系统不支持的情况下, 线下做手工调拨进行此种管理对于人力的消耗是不容忽视的。
六、管理影响
1. 盗窃:
首当其冲要提到仓库管理中的这个无法回避的问题。对于盗窃情况不加以控制, 会出现重大、难以弥补的恶果。对于盗窃问题的解决办法, 分为防范解决三个方面。首先说软性措施, 对于一个还未发现盗窃事件的新团队, 要主要从宣导方面着手、注重宣传。
通过文化墙、会议、培训等多个渠道, 告知员工违法成本的高昂。如若发现了具体的案例, 并追朔到了当事人, 可以联合公安进行重点教育宣讲工作。
硬性措施, 配备安保人员、配备扫描设备、金属探测门。通过设备手段来防范富含金属的高值3C商品与饰品被夹带出库区。好的安保人员可以通过对方表情的观察将一些非惯偷挖掘出来。
制度支持, 公司人事部门必须首先出具配套的管理制度, 并让员工会签。这样在盗窃发生后, 可以有“法”可依, 避免出现无谓的人事纠纷。
2. 掉落:
商品由于存储过程中保管不当, 会出现商品掉落至货架底部、箱子之间等容易忽视的区域。解决办法一方面要靠提高盘点人员的责任心, 另一方面也可以通过使用货位盒、异常箱、理货、盘点前死角清理等多种方式进行规避。
七、改善手段
1. 理货:
理货对于提高库存准确性有着即为积极的防范意义。所谓的理货, 就是在日常管理过程中, 对在库商品进行清理的工作, 其包含商品的摆放、相邻货位商品的区分、异常件的清理等几个方面。如若明确理货方法, 确定理货周期, 安排人力定期理货, 可以极大的减轻盘点时的工作量。
2. 盘点:
本质上盘点行为并不能解决库存准确性的问题, 好的盘点方法与过程控制可以有效的提高盘点的准确性, 也就是发现库存问题的有效性。
盘点周期一般分为日盘、周盘、月盘、季度盘、年度盘。作为日盘, 往往不会是全盘, 一般都是针对当日动碰商品进行盘点。年度盘点往往是对于年度仓储工作关于库存管理这块工作的一个汇总性操作。具体的盘点周期与库的类型、该公司当前库存准确性、公司财务需求等几方面综合确定。
盘点方法:最佳的盘点方法是使用PDA设备对在库商品进行逐个扫码清点。通过信息设备驱动商品的核对工作, 比利用肉眼来判别的准确性、可信度均会大幅提高。
最初级的盘点方法是使用纸质盘点表, 在没有商品条码辅助的情况下, 通过肉眼对商品进行甄别点数工作。具体公司在何种阶段使用何种盘点方法, 取决于该公司的信息化程度、发展规模、管理者的意识等多个方面。
盘点流程:好的盘点流程, 在无关乎技术层面的情况下。基本按照如下顺序进行较为妥当。盘点前 (盘点方案、责任人确定与分工、盘点工具准备、行政事项安排、时间确定、盘点培训) →盘点时 (动员会、分工再次明确、调拨单清理、确保数据静态、盘点启动) →盘点后 (数据收集、数据差异比较、原因分析、盘点总结、按公司报损报溢流程审批数据、后台库存数量清理)
3. 绩效:
如若影响库存准确性的过失点对当事人与其管理者的薪资不造成影响, 则很难控制库存准确性的持续改良。绩效工具利用好, 可以起到事倍功半的效果, 可以极大的调动员工的积极性。
4. 异常:
异常处理在仓库规模小的时候作用不明显, 毕竟分母小。但是当作业规模大了之后, 处理异常的及时性就很重要了。对于处理异常的常见手法:FAQ (FrequentlyAskedQuestions) 常见问题解答、异常跟进处理表、异常责任人制度等。
5. 复核:
考虑到如果是人来操作的话, 一般都会存在一个错误率, 故此复核的必要性就体现出来了。在信息系统不完备的情况下, 甚至还会存在双重复核的情况。其代价就是人力的倍增, 具体更加强调重视“质量与客户满意度”还是“成本”则根据所在公司当时的具体阶段来抉择。
6. 收货:
多数电商企业仓储板块的收货环节基本是一个小组。有些公司会起名为IQC (入库质量控制) , 基本负责内容就是对于入库数量的清点与质量的把关。在这个环节需要强调的是:抽验比例的合理确定。
如果在服装产品线套用AQL (ACCEPTABLEQUALITYLEVEL验收合格标准) 行业抽检级别的情况下, 还是可以操作的。但是针对一些例如成人用品、小家电等产品线则不是那么易于应用。
关键还是要根据自身公司的规模与侧重点、还有用户特征等方面, 制定一套符合自身公司的抽检标准。只有这样才能有效的控制人力成本与质量控制的平衡。
7. 上架:
入库时清点清楚了, 如果上架出了错, 那可真是一种低级错误。但是这种低级错误的确也不断的发生在我们的日常管理过程中。对于上架货位的准确性、上架数量的准确性的控制, 就成为了我们需要控制的重要管理环节。
8. 出库:
把好最后一个出库关, 意味着最多“肉烂在锅里”
称重:除了提供给第三方物流重量信息用以计费, 还可以通过重量信息匹配校准出库商品的准确性 (具备商品在库信息与系统支持才可) 。